Système de gestion de documents pour le département du VIH et du SIDA, Malawi MoH.
Comment un ministère de la Santé peut-il distribuer des données, des rapports et des documents à travers un large réseau de partenaires et parties prenantes de manière sécurisée, contrôlée et efficace ?
Système de Gestion de Document, Malawi MoH
Client: Dept. VIH & SIDA, Ministère de la Santé, Malawi, financé par ONUSIDA
Taille du projet: $90 000+
Chronologie: 2021 – Present
Le MSP au Malawi a des objectifs et des attentes similaires à d’autres MSP partout dans le monde…
Leur vision: Accomplir un état de santé pour toute la population du Malawi qui leur permettrait d’avoir une vie productive et de qualité
Leur mission : Fournir un leadership stratégique pour la prestation d’une gamme complète de services de santé de qualité, équitables et efficaces à toutes les personnes au Malawi, en créant un environnement favorable aux activités de promotion de la santé.
Le Département du VIH, du SIDA et de l’hépatite virale (DHA) a été créé en 2001 sous le ministère de la Santé (MOH) et est responsable de divers programmes VIH et hépatite virale à travers le Malawi.
Contexte
Les Ministères de la Santé (MOH) sont responsables de la collecte de quantités croissantes de données liées à la santé. Beaucoup, en particulier dans les pays à faible et moyen revenu, ont du mal à partager les résultats de ces programmes avec leurs nombreux partenaires nationaux et internationaux de manière sécurisée, contrôlée et efficace. Fjelltopp a aidé le MOH au Malawi à adopter CKAN, une plateforme open source leader de l’industrie, pour soutenir leurs efforts de diffusion des données.
Le DHA travaille avec de nombreuses ONG (comme l’ONUSIDA), des universités, des départements gouvernementaux, des partenaires locaux et le personnel du Ministère de la Santé, afin de lutter contre le VIH, le SIDA et l’hépatite virale à travers le Malawi. Ayant déjà reconnu les défis de partager des données et des rapports avec autant de partenaires, le département avait travaillé à la mise en place d’un système qu’ils appelaient le « Système de Gestion de Documents » (DMS). L’objectif de ce système sur mesure était de fournir un guichet unique pour accéder à tous les ensembles de données, rapports et documents publics que le département avait préparés.
Problème
Malheureusement, le DMS d’origine a été confronté à de nombreux bogues et problèmes de performance. Les partenaires avaient du mal à accéder aux fichiers dont ils avaient besoin, ce qui a conduit le personnel du département à être submergé d’e-mails et de demandes de données et de rapports.
Ayant vu notre travail avec l’ONUSIDA à Genève sur le Répertoire de données sur le SIDA et ayant lu un peu sur la plateforme open source leader de l’industrie CKAN, le DHA a contacté Fjelltopp pour voir si nous pouvions les aider.
Solutions
CKAN est déjà utilisé par le NHS au Royaume-Uni, ainsi que par les gouvernements britannique, américain, canadien, australien et suisse (pour n’en citer que quelques-uns). Fjelltopp a travaillé sur plusieurs projets CKAN dans le secteur de la santé. Nous pensons que CKAN sera un outil puissant pour les ministères de la Santé de nombreux pays à faible et moyen revenu, en particulier étant donné que nous constatons que beaucoup ont des difficultés actuellement dans la diffusion des données. Fjelltopp a donc saisi l’opportunité de travailler avec le Ministère de la Santé au Malawi sur ce projet, et après quelques recherches, nous avons réussi à obtenir un financement généreux de l’ONUSIDA.
Fjelltopp a commencé par s’asseoir avec le personnel du DHA pour définir les exigences du projet. La mission était de construire un référentiel de données open source, où le personnel non technique pourrait télécharger, organiser et administrer l’accès à un grand catalogue d’ensembles de données, de rapports et de documents. Beaucoup de leurs exigences pouvaient être satisfaites « clé en main » par CKAN ou l’une des nombreuses extensions préexistantes de CKAN, mais quelques fonctionnalités nécessiteraient un développement sur mesure:
Notifications SMS et e-mail concernant les mises à jour et les changements apportés aux ensembles de données.
- Importation des données existantes dans l’ancien DMS
- Métadonnées personnalisées pour cataloguer les ensembles de données et les rapports
- Personnalisation de la marque et de l’expérience utilisateur (UX)
- Une refonte fraîche de leur site web de département propulsé par Joomla!.
Resultats
- Le client dispose d’un endroit sûr et centralisé pour archiver leurs ensembles de données, rapports et documents finalisés, avec des sauvegardes automatisées et des mesures de récupération en cas de sinistre. Le client conserve la propriété complète de toutes les données de son système.Une grande variété d’outils conviviaux est fournie pour aider le client à organiser les données dans un catalogue consultable par les partenaires et parties prenantes.
- La possibilité pour les utilisateurs de s’inscrire aux notifications concernant la publication de nouveaux documents ou les mises à jour apportées aux documents existants.
- La possibilité de restreindre l’accès aux données sur une base de compte pour des individus spécifiques ou des équipes d’individus.
- Une API entièrement fonctionnelle pour une interopérabilité automatisée avec des systèmes tiers tels que DHIS2, ou pour l’automatisation des opérations en masse sur le catalogue de données.
- Le client a rejoint une communauté florissante d’utilisateurs de CKAN dans le monde entier. Ils ne sont pas verrouillés par un vendeur pour utiliser les services de Fjelltopp, et ne paient pas de frais de licence pour leur système.
- Un nouveau site web compatible pour appareils mobiles doté de fonctionnalités améliorées et de correctifs de sécurité.
Ce que notre client dit sur nous
“Travailler avec Fjelltopp a été un plaisir. L’équipe est réactive à nos besoins techniques, a rapidement compris les complexités de notre travail de fond et a fait preuve de vision en identifiant des solutions que nos clients apprécieront.”
Dr Mary Mahy, Lead d’équipe d’epidémiologie, ONUSIDA Genève
Contactez-nous dès maintenant si vous avez besoin d’un espace consolidé pour valider, archiver et partager vos données.
